تمثل إدارة العقود واحدة من أكبر مسؤوليات الشركات من كل المستويات؛ حيث تتمتع الإدارة الفعالة الخاصة بالعقود بتأثير إيجابي مباشر على أدائك المالي وعلاقاتك مع الأطراف الأخرى وسمعتكم التنظيمية.

وفيما يلي خمس من أهم صفات ومهارات مديري العقود:

1- إدارة الوقت:

فإدارة العقود بطبيعتها عملية تستغرق وقتًا طويلاً.

تشمل مراحل إدارة العقود ما يلي:

• البحوث والتخطيط الاستراتيجي
• طلبات العقد الجديد
• حفظ البيانات
• إعداد العقد
• المفاوضات
• المراجعات والموافقات والتوقيعات
• تنفيذ العقد
• المراقبة والتعديلات والمراجعات
• خدمة الغرف والترتيب

من الضروري أن يتمتع مديرو العقود بمهارات ممتازة لإدارة الوقت في حال وجود الكثير من المهام المختلفة والمواقف المتحركة.

2- إدارة المخاطر:

يفهم أفضل مديري العقود كلاً من مخاطر إدارة العقود، والطرق الأكثر فاعلية للتخفيف من هذه المخاطر. ويعد تعلم كيفية معالجة الثغرات والحفاظ على المخاطر عند الحد الذي يمكن إدارته، من المهارات الأساسية لمديري العقود.

تعد خطط إدارة المخاطر والتقييمات النوعية والكمية للمخاطر أدوات مهمة لمديري العقود. كما أن فهم محتويات حافظة مستندات العقود الخاصة بك، وصولًا إلى التفاصيل المحددة للاتفاقيات والشروط والبنود الفردية، يخفف أيضًا من مخاطر العقود قبل أن تتطور إلى مشاكل كبيرة.

3- فهم الصورة الكاملة للامتثال:

تُعد العلاقة بين إدارة العقود والامتثال علاقة وثيقة للغاية، فلكل من العمليتين قدر كبير من التداخل والتشابك، وتسعى كل من إدارة العقود والامتثال إلى ضمان قيام المنظمة بتنفيذ التزاماتها بموجب اتفاق معين وبأفضل ما لديها من قدرات.

يُعد الامتثال مهمًا بشكل خاص للمؤسسات التي تعمل في صناعات مثل الرعاية الصحية والتمويل والبيع بالتجزئة. وتخضع هذه الصناعات لأحكام صارمة (مثل قانون ستارك وقانون ساربينز أوكسلي ومعايير حماية بيانات بطاقات السداد، على التوالي) والتي ينبغي التقيد بها أيضا، بالإضافة إلى متطلبات العقد نفسه.

 

4- الانتباه للتفاصيل:

تدور عقود العمل غالباً حول التفاصيل الصغيرة بقدر ما تدور حول الصورة الكاملة، فالأمور البسيطة ظاهرياً تترك "تأثيراً أشبه بتأثير أحجار الدومينو"، وهذا ما يؤدي إلى تفاقم ضخم للمشاكل يؤثر على قدرة المشروع ككل على البقاء، ومن ثَمّ تبرز مشكلة الفاصلة المفقودة التي كلفت شركة ما 5 مليون دولار أميركي.

يمتلك مديرو العقود عقلية موجهة بشكل تفصيلي تتمحور حول فهم تفاصيل المؤسسة الخارجية والداخلية لإبرام العقد بنجاح. ويشكل الحفاظ على الدقة في تحديد المواعيد النهائية وغيرها من المخاوف، مهارة بالغة الأهمية بالنسبة لمديري العقود. ولهذا السبب، يعتمد العديد من مديري العقود على برامج إدارة العقود التي تُرسل إشعارات وتُحقق أكبر قدر من الاتساق في العملية. ولكن تظل هناك حاجة إلى إيلاء اهتمام وثيق لجميع تفاصيل العقد.

5- الوعي التكنولوجي:

مع احتمال وجود عشرات الآلاف من العقود لإبرامها، يُعتبر إكمال كافة العقود بفعالية مهمة خارقة، ولهذا السبب تستخدم العديد من الشركات، الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، برامج مخصصة لإدارة العقود  تساعد في استعادة السيطرة على عملية إدارة العقود.

ولإيجاد أفضل برامج إدارة العقود لاستخدامها، يجب أن يكون مدير العقود على دراية بالتكنولوجيا ومُلمًّا بأحدث البرامج التكنولوجية خاصةً في هذا المجال. وتتضمن بعض مميزات برامج إدارة العقود المستخدمة ما يلي:

• الحماية والدقة.
• القيود المفروضة على وصول المستخدم.
• تعقب السجلات والأنشطة.
• المراقبة القابلة للتخصيص والإشعارات.
• دعم احترافي للعملاء.

وختاما فإن دور مديري العقود، مثل دور إدارة العقود نفسها، يعتبر أكثر أهمية من انخراط الشركات في عدد متزايد من العقود.

ولحسن الحظ، يستطيع مديرو العقود الاعتماد على برامج مخصصة لإدارة العقود لمساعدتهم في إدارة وقتهم بشكل أفضل والبقاء على اطلاع على العملية الكاملة لإدارة العقد.